E-02: Oběh účetních dokladů

SMĚRNICE ČSS, z.s.

E - 02

Oběh účetních dokladů

Část A - Obecná ustanovení

Článek 1.

Základní ustanovení

1. Směrnice stanoví jednotný a závazný postup pro zpracování, schvalování, účtování a archivaci účetních dokladů v Českém střeleckém svazu (dále “ČSS”).
2. Směrnice se opírá se zejména o:
   1. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
   2. vyhlášku č. 504/2002 Sb.,
   3. české účetní standardy pro neziskové účetní jednotky,
   4. zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů,
   5. zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
   6. Stanovy ČSS.
3. Směrnice zajišťuje průkaznost, úpla včasnost účetnictví a umožňuje digitální oběh a archivaci dokladů.

Článek 2.

Působnost směrnice

1. Směrnice je závazná pro všechny orgány ČSS, jeho střediska, regionální sportovní centra mládeže (RSCM) a zaměstnance či pověřené osoby, které zajišťují hospodaření.

Článek 3.

Vymezení účetního dokladu

1. Účetním dokladem je průkazný účetní záznam dle § 11 zákona o účetnictví.
2. Podkladem pro účetní doklad je zejména cestovní příkaz, pokladní doklad, výdejka a příjemka materiálového charakteru, bankovní výpis z účtu, protokol o převodu vlastnictví majetku, smlouva, interní účetní doklad, doklad ke mzdám, faktura všeho druhu, odpisový plán, apod., splňující  podmínky zákona o účetnictví a vznikne z nich účetní záznam.
3. Účetními doklady se ověřuje provedení hospodářských a účetních operací. Jedním účetním dokladem je možné ověřit jednu hospodářskou či účetní operaci, více stejných hospodářských nebo účetních operací, které se uskutečňují stejný den, příp. v určitém časovém období, nejdéle však jeden měsíc.

Článek 4.

Náležitosti účetních dokladů

1. Účetní doklad musí být k zúčtování předložen v originálu, průkazném opisu, příp. při zpracování opakujících se operací, podepsané fotokopie s tím, že bude uvedeno, kde se nalézá originál. Platí zásada, že v každém roce musí být pro tuto skutečnost uveden originál, příp. průkazná kopie.
2. Každý účetní doklad musí obsahovat/být označen:
   1. peněžní částku nebo cenu za měrnou jednotku,
   2. datum vyhotovení a datum uskutečnění účetního případu,
   3. označení dokladu,
      1. nákladové středisko,
      2. zakázka,
      3. činnost (pouze v případě, že výdaj součástí zahraničního výjezdu, závodu pořádaného ČSS, apod.),
   4. způsob úhrady (rozlišení platby v hotovosti a služební kartou; zejména u pracovních cest, kde jsou využívány platební karty i platby v hotovosti ze zálohy),
   5. podpis vedoucího zaměstnance (seznam dokladů může být schválen na hromadném seznamu s přesným rozpisem dokladů),
   6. datum platby (v případě přijatých faktur nebo proplacených ostatních závazků, například cestovní příkaz nebo doklad hrazený z osobních prostředků  kartou/hotově převodem),
   7. identifikaci dodavatele/odběratele
   8. popis nakupovaných/dodávaných materiálů a služeb
   9. číslo dokladu z účetního systému.

Článek 5.

Odpovědné osoby a podpisová oprávnění

1. Za nařízení či schválení účetní operace odpovídají vedoucí zaměstnanci:
   1. prezident ČSS
   2. generální sekretář
   3. sportovní ředitel
   4. vedoucí středisek RSCM nebo střelnice
   5. Žádná jiná osoba není oprávněna schvalovat účetní operace.
2. Schvalovací kompetence zaměstnanců jsou vymezené v Podpisovém a kompetenčním řádu ČSS.

Článek 6.

Přezkušování účetních dokladů

1. Přezkušování účetních dokladů se provádí odpovědnými osobami, a to z hlediska věcného a formálního.
2. Věcné hledisko: kontrola správnosti obsahu, množství, ceny, přípustnosti výdaje.
3. Formální hledisko: kontrola náležitostí dokladu, potřebné podklady dle Nákupní směrnice ČSS a podpisových oprávnění.
4. Věcnou kontrolu provádí vedoucí střediska či příslušný vedoucí pracovník, formální kontrolu ekonomický úsek ČSS.

Článek 7.

lhůty a opravy

1. Doklady k zaúčtování se vyúčtují a předají finančnímu manažerovi bez zbytečného odkladu, nejpozději do 10 pracovních dnů po obdržení dokladu (např. obdržení faktury, ukončení pracovní cesty, apod.)
2. Výdaje RSCM jsou vedoucím RSCM vyúčtovávány po měsících, a to v těchto lhůtách:
   1. Sken vyúčtování a všech souvisejících účetních dokladů v čitelné podobě nejpozději 5. den v měsíci následujícím po měsíci, za který je vyúčtování podáváno. Zároveň se skeny dokladů zasílá vedoucí  také vyúčtování za daný měsíc i v platných elektronických formulářích - excelových souborech (titulní list a hromadné cestovní příkazy), které slouží k importu dat do účetního systému. Aktuální formuláře jsou přílohou směrnice.
   2. Všechny fyzické doklady k vyúčtování, včetně titulní strany s rozpisem nejpozději do 15. dne v měsíci následujícím po měsíci, za který je vyúčtování podáváno. Knihu jízd zasílá odpovědná osoba, které byl přidělen vůz, do 5. dne v měsíci následujícím po měsíci, za který je vyúčtování podáváno. Knihu jízd vozů přidělených do RSCM vedoucí RSCM zasílá spolu s vyúčtováním výdajů RSCM dle čl. 7. bodu 2.
3. Opravy se provádějí pouze dle § 35 zákona o účetnictví .
4. Dokladové řady musí být nepřerušené; storna se evidují zvláštním zápisem.

Článek 8.

zásoby

1. Zálohu lze zaměstnanci či dobrovolnému pracovníku nebo sportovci ČSS poskytnout v těchto případech:
   1. zálohu na opakující se výdaje,
   2. zálohu na větší náklady v hotovosti, které nelze hradit jiným způsobem,
   3. postupem uvedeným v čl. 20.
2. Zaměstnanci či dobrovolnému pracovníkovi lze poskytnout pouze jednu zálohu na jeden druh nákladu podle odst. 1.
3. Zálohu je třeba vyúčtovat bezprostředně po jejím využití, minimálně však jednou měsíčně.
4. Záloha může být vyplacena v hotovosti nebo zaslána na bankovní účet příjemce zálohy.
5. Zvláštním druhem poskytnutí zálohy je vystavení platební karty. Služební platební kartu nesmí příjemce použít pro soukromé účely. Pracovní platební kartu je oprávněn používat pouze a výhradně zaměstnanec, kterému byla vystavena a který má podepsanou Dohodu o hmotné odpovědnosti s ČSS.

Článek 9.

Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek

1. Obsahovou náplň hmotného a nehmotného majetku vymezují právní předpisy, z tohoto vymezení vychází směrnice ČSS.
2. Majetek ČSS je pořizován v souladu s Podpisovým a kompetenčním řádem.
3. Podrobné limity a způsob evidence majetku jsou popsány ve Směrnici pro evidenci a nakládání s majetkem ČSS.

Článek 10.

Bankovní účty a převody

1. Prezident ČSS zřizuje bankovní účty ČSS.
2. Běžné bankovní účty jsou vedeny dle potřeby a účelu (hlavní platební účet, účet pro příjem startovného ze závodů, účet pro provoz brněnské brokové střelnice, apod.)
3. ČSS vede spořící účet s garantovaným úrokem, kde drží většinu finančních prostředků. Z tohoto spořícího účtu jsou převáděny prostředky na běžné provozní účty ČSS. Opačně jsou na spořící účet průběžně převáděny příjmy z běžných účtů.
4. ČSS vede dle potřeby účty v cizích měnách pro časté platby převodem v dané měně.
5. Převody mezi spořícím a běžnými účty a nákupy cizích měn zajišťuje finanční manažer podle potřeby a plánovaných výdajů, tak aby bylo maximálně využíváno úroku na spořícím účtě.

Článek 11.

zásoby

1. Zásoby ČSS se vedou způsobem B.
2. Zůstatky zásob a celková spotřeba za účetní období vychází z inventury na konci účetního období.
3. Evidence skladových zásob se řídí Směrnicí pro evidenci a nakládání s majetkem a Směrnicí pro evidenci zbraní a střeliva.

Část B - Oběh účetních dokladů

Článek 12.

Elektronická a fyzická archivace

1. Účetní doklady jsou archivovány primárně elektronicky na cloudovém úložišti ČSS Google Disk. Duplicitně jsou doklady archivovány i fyzicky.
2. Doklady jsou ukládány podle typu dokladu v jednotlivých číselných řadách dle potřeb organizace:
   1. FP – faktury přijaté
   2. FV – faktury vydané
   3. ZV – Ostatní závazky
      1. PK – Platby kartou
      2. Mzdy
      3. RSCM – Regionální sportovní centra mládeže
      4. CE – Cestovní příkazy
      5. aj.
   4. OP - Ostatní pohledávky
   5. XXPP/PV – Pokladny
   6. BV – Bankovní výpisy
3. Pro elektronickou archivaci musí být každý doklad naskenovaný a uložený s kompletním označením a podpisy dle čl. 4, bod 2. Pojmenovávání souborů se řídí následujícím vzorem:

A_B_C_D_E_F_G

Kde:

A = Účetní číslo dokladu
B = Zkratka činnosti
C = Příjemce (dodavatel/odběratel/jméno osoby - dle typu dokladu)
D = Datum úhrady transakcí platební kartou datum zatížení účtu - platí u odchozích plateb
E = Typ nákladu
F = Zkratka střediska
G = Zkratka zakázky (pokud je doklad hrazen z jiného zdroje než z dotací na provoz svazu, reprezentaci a mládež)


Příklad názvu:

přijatá FA: FP250308_ZC 3025_OK TOURS_uhrazeno 250816_letenky_stř.1.01 a 1.02
platba kartou: PK250143_Podhráský_uhrazeno 250718_PHM 4AI 2038_stř.1.05
cestovní příkaz: CE250152_ZC 2625_Opelka_uhrazeno 250815_cestovné_stř.1.01

      4. Fyzické dokumenty jsou ukládané podle typu dokladu, stejně jako v elektronické evidenci. Originální účetní doklady jsou archivovány dle číselných řad.

Článek 13.

Zakázky, střediska, činnosti

1. Účetní parametr “zakázka” určuje uplatnění nákladů proti zdroji financování tak, aby jeden náklad nemohl být uplatňován ve více zdrojích zejména pak dotacích.
2. Účetní parametr “středisko” seskupuje náklady i výnos podle organizačních celků a jednotek ČSS a pro podrobnější evidenci jsou definována “podstřediska”. Podle jednotlivých středisek je následně určen vedoucí zaměstnanec odpovědnou osobou za přidělené středisko.
3. Účetní parametr “činnost” sdružuje přímé náklady na jednorázové akce typu zahraniční nebo tuzemská cesta nebo závod Českého střeleckého svazu nebo sdružuje náklady pro další potřebné evidence.
4. Specifické zakázky, střediska a činnosti ČSS:
   1. Náklady na zahraniční cesty jsou sdružované pod činností v řadě “ZC”.
   2. Náklady na tuzemské cesty jsou sdružované pod činností v řadě “TC”.
   3. Všechny náklady a výnosy na vrcholné závody ČR (MČR, ČP-KZR a ČPM) pořádané Českým střeleckým svazem jsou evidovány na zvláštním podstředisku organizace a s tím, že závody, které ČSS zajišťuje přímo, mají také přidělenou činnost pro danou akci.

Aktuální číselníky středisek, zakázek a činností eviduje a udržuje finanční manažer.

Článek 14.

Oběh účetních dokladů

1. Standardní schvalování a účtování dokladů probíhá v následujících krocích:
   1. Vedoucí zaměstnanec
      1. Vedoucí zaměstnanec dle čl. 5 provede přezkoušení účetních dokladů z věcného hlediska v případě dokladů získaných od podřízených zaměstnanců.
      2. Následně předává schválený účetní doklad, označený dle čl. 4 bod 2, písmene a)-e) finančnímu manažerovi.
   2. Finanční manažer
      1. Finanční manažer provede přezkoušení dokladu z formálního hlediska.
      2. V případě potřeby provede úhradu/proplacení dokladu a doklad označí datem úhrady dle čl. 4 bod 2, písmene f).
      3. Zkontrolovaný a takto označený doklad naskenuje a uloží na cloudové úložiště ČSS s názvem dle čl. 12 bod 3, vyjma písmene A.
      4. Doklad předá k zaúčtování účetní - elektronicky, případně fyzicky.
   3. Účetní ČSS
      1. Účetní zaúčtuje doklad.
      2. Název skenu dokladu doplní o účetní číslo dokladu.
      3. Fyzický doklad (pokud byl předán fyzicky) předá zpátky finančnímu manažerovi k archivaci.
   4. Finanční manažer
      1. Finanční manažer označí fyzický doklad účetním číslem dokladu.
      2. Založí fyzický doklad do šanonu příslušné číselné řady.
2. Vyúčtování zahraničních a tuzemských cest je předáváno kompletní ve lhůtě dle čl. 7 bod 1. Veškeré doklady týkající se zahraničních a tuzemských cest budou kopírované a kopie ukládané zvlášť do archivu fyzických dokumentů podle jednotlivých čísel činnosti a zároveň jsou skeny nahrávané do odděleného adresáře v online úložišti.
3. Vyúčtování výdajů RSCM je podáváno zpětně za každý měsíc a je rozděleno dle disciplín, včetně titulního listu s rozpisem výdajů. Vyúčtování je vedoucí RSCM povinen zaslat ve lhůtách dle čl. 7 bod 2 s podepsanou titulní stranou vyúčtování za daný měsíc, včetně platných elektronických formulářů vyúčtování - excelových souborů (titulní list a hromadné cestovní příkazy), které slouží k importu dat do účetního systému.

Článek 15.

Objednávka

1. Objednávku vystavuje příslušný vedoucí (sportovní ředitel, generální sekretář, vedoucí střediska) dle Nákupní směrnice ČSS a Podpisového a kompetenčního řádu ČSS.

Článek 16.

Přijatá faktura (FP)

1. Pokud je faktura vázaná na smlouvu, musí být tato smlouva vždy doložena účetní.
2. V případě, že se jedná o fakturu za majetek/vybavení/materiál, tak finanční manažer vyhodnotí podle Směrnice pro evidenci a nakládání s majetkem ČSS, jakým způsobem má být nakoupené evidováno v majetkové evidenci ČSS.

Článek 17.

Faktury vydané (FV)

1. Faktury vydávané za ČSS vystavuje finanční manažer na písemnou žádost prezidenta ČSS, generálního sekretáře nebo sportovního ředitele. Žádost musí obsahovat veškeré nutné podklady k vystavení faktury.
2. Finanční manažer jednou týdně kontroluje úhradu vydaných faktur. V případě neuhrazené faktury více jak 10 dní, pošle dlužníkovi 1. upominku. V případě neuhrazení dluhu více jak 30 dní pošle dlužníkovi 2. upomínku. V případě, že vydaná faktura není uhrazena po 45 dnech, pohledávku předá k vymáhání představenstvu ČSS.

Článek 18.

Cestovní příkazy (CE)

1. Cestovní příkaz musí obsahovat (kromě identifikace vyslané osoby) podrobnosti o cestě:
2. 1. Datum a čas začátku a konce cesty (v případě pozemní dopravy do zahraničí i datum a čas překročení hranice mezi ČR a jiným státem, případně mezi dalšími státy na cestě)
   2. Dopravní prostředek (v případě vozidel i RZ)
   3. Seznam všech cestujících
   4. Údaje o platbě, včetně čísla účtu u platby převodem
   5. Podpis vysílajícího zaměstnance
   6. Podpis vyslané osoby
   7. Podpis finančního manažera
3. Výpočet cestovních náhrad a stravného a výdaje za ubytování jsou kontrolovány podle Ekonomické směrnice ČSS E-01 - Výplata cestovních a dalších náhrad.
4. Cestovní příkaz musí být uzavřen do 5 dnů po skončení cesty vedoucím nebo pověřeným (RSCM) zaměstnancem ČSS. Vedoucí zaměstnanci mohou cestovní příkazy vykazovat hromadně za uplynulý měsíc do 5 pracovních dní v případě, že se daná cesta netýká zahraničních cest nebo jiných  akcí reprezentace a RSCM.

Článek 19.

Platby platební kartou (PK)

1. Doklady hrazené služební platební kartou je u jednoho konkrétního držitele platební karty možné schválit hromadně na seznamu schvalovaných dokladů, kde je každý doklad jednoznačně identifikovaný datem, částkou a popisem položky.

Článek 20.

Pokladny a hotovostní platby (XXPP/PV)

1. Doklady hrazené v hotovosti je možné schválit hromadně na seznamu schvalovaných dokladů, kde je každý doklad jednoznačně identifikovaný datem, částkou a popisem položky.
2. Výdaje v hotovosti mohou být hrazené:
   1. ve standardních případech ze zálohy:
      1. 1. Vedoucí zaměstnanec požádá o vydání zálohy v hotovosti a uvede příjemce, účel a výši zálohy finančního manažera.
         2. Vyúčtování zálohy probíhá s předáním dokladů z této zálohy hrazených, které jsou takto označené a schválené vedoucím zaměstnancem.
   2. v mimořádných případech z osobních prostředků:
      1. Doklad může být proplacen v hotovosti nebo bankovním převodem (v tomto případě je s dokladem nadále zacházeno jako s ostatním závazkem ZV). Vždy oproti dokladu řádně označenému a schválenému vedoucím zaměstnancem.
3. Výdej hotovosti je vždy evidován podepsaným výdejním pokladním dokladem, podepsaným příjemcem zálohy a pokladníkem. Obdobně je ke každému příjmu do pokladny podepsán pokladníkem příjmový pokladní doklad. Příjemce hotovosti vždy obdrží kopii výdejního, resp. příjmového dokladu.
4. Pokladní evidence je průběžně uzavírána na konci každého měsíce a doklady jsou předávány účetní k zaúčtování.

Článek 21.
Hotovostní výběry z bankovního účtu

1. Vedoucí zaměstnanec vydá příkaz k výběru hotovosti z bankovního účtu v přesné výši, v případě potřeby i účel výběru.
2. Doklad o tomto výběru musí být předán pokladníkovi do 5 dnů od uskutečnění výběru. Spolu s dokladem o výběru musí být předány všechny vybrané peníze nebo účetní doklady k úhradám peněžními prostředky z tohoto výběru, řádně schválené a označené vedoucím zaměstnancem.
3. V případě nezbytného výběru v cizí měně v zahraničí je zaměstnanec, který hotovost vybral, povinen tento výběr oznámit vedoucímu zaměstnanci a finančnímu manažerovi do 5 dnů od uskutečnění výběru, případně do 5 dnů od skončení zahraniční cesty, na které byl výběr uskutečněn a pokud je to možné, doložit výběr dokladem z bankomatu/banky.
4. Finanční manažer je oprávněn vybírat hotovost dle potřeby z důvodu převodu finančních prostředků do pokladny.

Článek 22.

Náklady na pohonné hmoty a kniha jízd

1. Všechny cesty včetně množství nakoupených pohonných hmot je třeba vykazovat v knize jízd a předepsaném formuláři pro vyúčtování nákladů auta.
2. Na všech dokladech za nákup PHM musí být uvedena RZ auta, do kterého byly PHM nakoupeny.
3. V případě zapůjčení vozu uvnitř ČSS se vůz odevzdává a vrací s plnou nádrží. Náklady na pohonné hmoty či drobné další výdaje jsou účtovány do nákladů cesty, na kterou byl vůz zapůjčen.
4. Vyúčtování nákladů na pohonné hmoty vyúčtovává odpovědná osoba. Vozy přidělené do RSCM vyúčtovává vedoucí RSCM společně s měsíčním vyúčtováním, ostatní auta vyúčtovává osoba odpovědná za provoz, které byl vůz přidělen, a to ve lhůtách dle čl. 7. bodu 3.

Článek 23.

OSTATNÍ DOKLADY

Ostatní doklady se likvidují obdobně s tím, že vždy musí být zachována povinnost věcné a formální kontroly dokladu.

Část C - Závěrečná ustanovení

ČLÁNEK 24.
Závěrečná ustanovení

1. Tato směrnice byla schválena per rollam Představenstvem ČSS, z.s. dne 18. 6. 2026 nabývá účinnosti dnem 1. 7. 2026 a ruší všechny předchozí verze.

V Praze dne 18. 6. 2026 





_________________

Roman Blažíček

prezident ČSS, z.s.


 


_________________

Martin Podhráský

viceprezident ČSS, z.s.


 


_________________

David Kostelecký

viceprezident ČSS, z.s.